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CONTRATACION POMBO
Blog de pagaduriapombo

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23 de Noviembre, 2016 · General

ESTUDIO PREVIO No. 2016-023



ESTUDIOS PREVIOS DE 20 SMMLV No. 2016-023
PARA ADELANTAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN  DEL SERVICIO DE ADPATACIÓN, ASISTENCIA Y SOPORTE TECNICO AL SOFTWARE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO INTEGRA.
De conformidad con lo previsto  en el reglamento de contratación de la Institución Educativa Técnico Industrial Rafael Pombo, en concordancia con el Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008 y la  Ley 715 de Diciembre 21 de 2001, se analiza la conveniencia de suscribir contrato mediante la modalidad de contratación inferior a 20 SMMLV por invitación pública.
La Institución Educativa Técnico Industrial Rafael Pombo, en desarrollo de sus funciones debe ejecutar los proyectos para la vigencia del año 2016, con base en el Plan de Desarrollo Educativo Institucional y de acuerdo a las transferencias que lleguen de la Gobernación de Arauca mediante el plan de inversión  que fue solicitado por la Secretaría de Educación Departamental y  aprobado para cubrir  las necesidades específicas en las actividades que se requieren para ejecutar el servicio de Adaptación, asistencia y soporte técnico al SOFTWARE  administrativo y Financiero INTEGRA,  al marco normativo NICSP resolución 533/2015 para aplicabilidad de las normas internacionales contables en la Institución Educativa Técnico Industrial Rafael Pombo.
Que el Departamento de Arauca mediante la Resolución 3272 de Octubre 28 de 2016  transfirió  recursos del presupuesto del Departamento de Arauca, en la suma de $2.658.024  al Fondo de Servicio Educativo de la Institución Técnico Industrial afael Pombo, para financiar el apoyo al funcionamiento básico de los establecimientos educativos estatales.
La institución Educativa Técnica Industrial Rafael Pombo, en desarrollo de sus funciones debe cumplir con el Plan de Mejoramiento Institucional y por ende las necesidades específicas de la institución, ejecutando el plan de inversión que  tiene como meta cubrir las necesidades que se requieran para el servicio de Adaptación, asistencia y soporte técnico al SOFTWARE administrativo y financiero INTEGRA en la Institución Educativa, el mismo incorpora dentro de sus ítems  la contratación de Servicio de Mantenimiento, asistencia y soporte técnico al SOFTWARE administrativo y financiero INTEGRA,  de la institución que lo requieren.  Por lo anterior se presentan los estudios previos requeridos, conforme a lo dispuesto en el numeral 16.3.1 del Reglamento de Contratación de la institución, para adelantar la celebraciòn del contrato requerido, para desarrollar el objetivo anterior.
1.  DESCRIPCION  LA NECESIDAD
La rectora de la Institución Educativa Técnico Industrial Rafael Pombo y atendiendo a los proyectos dirigidos por la Secretaria de Educación Departamental el cual solicita se realiace los trámites necesarios para contratar el Servicio de adaptación del SOFTWARE administrativo y financiero INTEGRA al marco normativo NICSP Resolución 533/2015, para la aplicabilidad de la normas internacionales contables, asistencia y soporte técnico en la Institución Educativa Técnico Industrial Rafael Pombo y atendiendo el interés general de la comunidad educativa del departamento de Arauca,  se ha visto abocada a adoptar medidas en procura de garantizar Proyectos tendiente al mejoramiento de la calidad educativa de los estudiantes de la institución Educativa y centros educativos de la zonas rurales del departamento de Arauca, mediante la implementación de este proyecto con el fin de brindar un sano y adecuado funcionamiento básico a los establecimientos educativos estatales de la población estudiantil del Departamento de Arauca, estrategia que permite a la Administración, evitar deserción escolar de los estudiantes.
Para subsanar las necesidades anteriores, la planeación institucional proyectada para este año y cumpliendo con los requerimientos de la Secretaria de Educación Departamental se  comtempla la contratación del servicio de adaptación del SOFTWARE administrativo y financiero INTEGRA al marco normativo NICSP Resolucion 533/2015, para la aplicabilidad de la normas internacionales contables, asistencia y soporte técnico, adicionado en el Plan Anual de Adquisiciones y aprobado por el Consejo Directivo,  el cual se beneficiarán los estudiantes de la  I. E. Técnico Industrial Rafel Pombo.
2.  OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO.
OBJETO del contrato: La Institución Educativa requiere contratar:  Servicio de adaptación del  Software financiero INTEGRA al marco normativo NICSP resolución 533/2015 para la aplicabilidad de las normas internacionales contables, en  la Institución  Educativa Técnico Industrial Rafael Pombo, para lo cual se requiere que se realicen las siguientes actividades,  que se describen a continuación:
CLASIFICACION  UNSPSC: 81112213 - Mantenimiento del software de contabilidad
ITEM CANT UND DETALLE
01 1 Global Adaptación del Software Financiero INTEGRA al marco normativo para entidades del gobierno sujetas a la aplicación de la resolución 533 del 8 de octubre de 2015; los ajustes se realizarán sobre el sistema de información incluidos los módulos de contabilidad, presupuesto, tesorería, almacén, informes a entidades de control y consolidación de información financiera de la Institución Educativa, tomando como referente el marco conceptual y las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos referidos en la resolución mencionada y el documentos de políticas contables adoptado por la administración departamental.
02 1 Global Capacitación a funcionarios de la Institución Educativa sobre las normas internaciones de contabilidad del sector público ( NICSP) en lo referente al marco conceptual y las normas aplicables a las instituciones educativas, los cambios e impacto sobre sus estados financieros.
03 1 Global Capacitación a funcionarios de la Institución Educativa sobre la normatividad y administración de los Fondos de Servicios Educativos, presupuesto público, modalidades de contratación y presentación de informes a entidades de control.
04 1 Global Homologación y actualización de los planes de cuentas actual y el plan de cuentas que entará a regir a partir del 1° de enero de 2017, según resolución 468 del 19 de agosto de 2016.
05 1 Global Elaboración y carga al sistemas del Estado de situación financiera de apertura (ESFA).
06 1 Global Puesta a punto del Sotfware financiero INTEGRA bajo normas internacionales para iniciar operaciones el 1° de enero de 2017.
07 1 Global Prestar la asistencia técnica oportuna requerida por la Institución Educativa para coadyuvar en la convergencia de la Institución Educativa a normas internacionales.
08 1 Global Solicitar oportunamente las certificaciones de cumplimiento de cada uno de los ítems del respectivo contrato, acorde a las actividades realizadas.
09 1 Global Igualmente se compromote a vincular por su cuenta y riesgo el personal idónero que sea requerido para la ejecución del contrato.
Se realizará un contrato de servicio con cláusulas esenciales. El plazo de ejecución del contrato será de _15_  días calendario contados a partir de la firma del acta de inicio y del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización; circunstancias estas que se entienden cumplidas con la suscripción del contrato y la expedición del registro presupuestal.
La forma de pago será  contra entrega del recibido a satisfacción de las labores contratadas,  previa presentación de factura ó documento equivalente, certificación de cumplimiento de recibo de satisfacción ,  suscripción del acta de liquidación final y copia del último pago de seguridad social de salud, pensión y parafiscales.
OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE:  a)  Exigir el cumplimiento del objeto contractual, b) Solicitar por escrito al contratista cualquier necesidad y/o requerimiento necesario para la ejecución del presente contrato, c) Designar el personal requerido y asistir puntualmente a las capacitaciones que se pacten en la ejecución del contrato,  d) Colaborar con  el contratista en la información que se requiera para cumplir óptimamente el proceso de preparación y elaboración del estado de situación financiera de apertura, e) Entregar oportunamente las certificaciones al contratista cuando haya cumplido a cabalidad con cada una de las obligaciones, las cuales son necesarias, para la respectiva liquidación del contrato.
OBLIGACIONES  Y DEBERES DEL CONTRATISTA: a) Prestar la asistencia técnica oportuna requerida por la Institución Educativa para solucionar los problemas que se puedan presentar por el funcionamiento del software o por fallas en la digitación de la información por parte del usuario, tanto de manera físico - personal, como de manera virtual. b) Mantener actualizado el software acorde con la normatividad financiera de las entidades Públicas y acorde a las modificaciones solicitadas por los entes de control en sus revisiones fiscales. c) informar oportunamente a los usuarios sobre las actualizaciones y ajustes realizados al software, de manera personal y asistida. d) Brindar capacitación a los usuarios sobre los módulos que la institución solicite, incluyendo aquellos que los entes de control soliciten. e) Hacer una visita mensual de manera física-presencial, para constatar que el sistema se encuentra trabajando a la perfección. f) Solicitar oportunamente las certificaciones de cumplimiento de cada uno de los ítem del respectivo contrato, acorde a las actividades realizadas.
El personal subcontratado por el contratista para ejecutar el contrato principal no tendrá ningún tipo de vinculación laboral con la I. E. Técnico Industrial Rafael Pombo, ni causara erogación alguna.
3. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y JUSTIFICACION
Para la estimación del contrato, la Institución Educativa realizó los siguientes análisis:
ESTUDIO DEL SECTOR: La estructura económica de Saravena, esta constituida en orden de mayor a menor relevancia númerica y de creación de riqueza, así:  SECTOR PRIMARIO -Actividades de Agricultura, Ganadería, Minería, Forestaría (extracción minera, explotaciones pecuarias y de especies menores, explotaciones agrícolas) desarrollándose en zona rural. SECTOR SECUNDARIO- Industria y transformación (Fábrica de materiales para la construcción, Procesamiento de madera) desarrollándose en el casco urbano.  SECTOR TERCIARIO- Comercio y Servicios (Comercialización de productos agropecuarios, Comercialización de alimentos elaborados y productos para el hogar y oficinas, Comercialización de materiales de construcción y herramientas, Comercio de servicio (como Servicios de transporte que incluye (trasnporte de carga, servicio de transporte público, transporte terrestre, aéreo y marítimo),  Servicios sociales, de salud, públicos, reparación y mantenimiento de vehículos, electrodomésticos y maquinaria, servicios de construcción, servicios eléctricos, Servicios de talleres generales, servicios a domicilio, servicios de alquiler, servicios y actividades de instalaciones informáticas, satisfaciendo las necesidades básicas y complementarias, con calidad y cumplimiento; además también hay gran comercio informal (vendedores ambulantes), desarrollándose en el casco urbano.
El sector que genera el mayor grado de ocupación es el TERCIARIO, derivado del alto número y variedad de  establecimientos comerciales y comerciantes informales del municipio que atienden las necesidades de la población. 
ANALISIS DE LA OFERTA: Gracias a la dinámica de crecimiento urbanístico y demográfico de la zona urbana y rural en Saravena-Arauca, se evidencia un comercio fuerte en los tres sectores de la economía,  por lo tanto existe un número significativo de posibles oferentes, pues contramos con empresas legalmente constituidas  como Cotranal, Cootranstame, Cootransarare, Cotranar y otras,  con radios de acción Nacional, Departamental y Municipal el cual se encuentran habilitadas por el Ministerio de Trasnporte, además también se cuenta con distribuidores de las ciudades cercanas como Bucaramanga, Cúcuta, Bogotá, Villavicencio, Arauca  y  yopal.
ANALISIS DE LA DEMANDA: La demanda en el municipio de Saravena es significativa, teniendo en cuenta que existen demanda de productos generada en el mercado sarareño, el cual posee una alta dinámica comercial y se cuenta con variedad de entidades oficiales, como Instituciones Educativas,  empresas privadas, microempresas y personas naturales que necesitan proveersen de los bienes y servicios que producen y ofertan.  Se puede decir que la oferta responde a la demanda y existe una alta competencia.
ESTIMACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO: Teniendo en cuenta lo anterior, para la estimación del valor del contrato, se recurrió al estudio del mercado analizando los precios a través de cotizaciones a los proveedores que prestan este tipo de servicio, teniendo en cuenta las características requeridas.   En teoría los precios se forman de acuerdo a la región por la libre oferta y demanda.  En las entidades oficiales que son usuarias del servicio basan sus presupuestos oficiales conforme a estudios de mercado basados en cotizaciones de las empresas con presencia en cada región.  Las Empresas de Servicios de transporte especial, basan sus tarifas primordialmente conforme al precio de los combustibles y la inflación. También se debe tener en cuenta el tipo de vehículo por día dando cumplimiento a las normas especiales de transporte escolar incluido (Vehículo, conductor, combustible, mantenimiento preventivo, soat, revisión técnico mecánico, llantas y adecuaciones).

De este modo, se calcula que el valor estimado del contrato será de DOS MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL VIENTE Y CUATRO PESOS M/CTE ($2.658.024.00) saldo que se encuentra disponible en el presupuesto a través del rubro MANTENIMIENTO-RECURSOS DPTAL,  según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 0119.
4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y JUSTIFICACION
El presente proceso de Selección se realizará a través de la modalidad de contratación inferior a 20 SMMLV por invitación pública, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 25 de Manual de Contratación expedido por el Consejo Directivo y de conformidad con el artículo 13 de la Ley 715 del 21 de diciembre de 2001.  
5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE:
Los factores de selección que serán tenidos en cuenta en el momento de efectuar la selección de propuesta son:  
1.  El menor precio presentado, siempre que los mismos se encuentren dentro de los de mercado.
2.  Que cumpla las condiciones técnicas exigidas 
3.  Que los servicios ofrecidos satisfagan las necesidades de la instituciòn.
6. ANALISIS DEL RIESGO, FORMA DE MITIGARLOS Y GARANTIAS:
Teniendo en cuenta la modalidad de selección, la naturaleza del tipo de contrato a suscribir y que el pago se realizará contraentrega del recibido a satisfacción del servicio,  se llega a la conclución que los riesgos del proceso son moderados y en ningún caso la Institución Educativa se perjudicará por la ocurrencia de alguno, por lo tanto, atendiendo los lineamientos del Manual de contratación de la Institución Educativa, no se requiere la adquisición de póliza.   Es esclusivo del contratista el hecho de preveer ciertos riesgos tales como los constitutivos del caso fortuito o de fuerza mayor. 
Saravena, Noviembre 22 2016
CIELO CARDONA TANGARIFE
Rectora
(Original firmado)
publicado por pagaduriapombo a las 07:24 · Sin comentarios  ·  Recomendar
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