ESTUDIOS PREVIOS DE 20 SMMLV No. 2018-012 |
| PARA ADELANTAR EL
PROCESO DE CONTRATACIÓN PARA EL
MANTENIMIENTO A COMPUTADORES,
IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORA. |
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| De conformidad con
lo previsto en el reglamento de
contratación de la Institución Educativa Técnico Industrial Rafael Pombo, en
concordancia con el Decreto 1075 de 2015, se analiza la conveniencia de
suscribir contrato mediante la modalidad de contratación inferior a 20 SMMLV
por invitación pública. |
| La institución
Educativa Técnica Industrial Rafael Pombo, en desarrollo de sus funciones
elaboró el Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia fiscal actual, con
base en el Plan de Mejoramiento
Institucional y en las necesidades especìficas de la institución. Dicho plan tiene como meta cubrir las
necesidades que se requieran para el buen funcionamiento de la Institución
Educativa y el mejoramiento de la prestación del servicio, el mismo incorpora
dentro de sus ítems la contratación
del Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo
físico y lógico de los equipos de cómputo e impresoras y fotocopiadora, en la sede Principal, Pombo Primaria,
Jardín Cofavi, La Esperanza y General Santander. Por lo anterior se presentan los estudios
previos requeridos, conforme a lo dispuesto en el numeral 3.2.3 del Manual de
Contratación de la institución, para adelantar la celebración del contrato
requerido, para desarrollar el objetivo anterior. |
| 1. DESCRIPCION
LA NECESIDAD |
| En la Institución Educativa Técnico Industrial Rafael Pombo, los
coordinadores de la Sede Principal, Pombo Primaria, Jardín Cofavi, La
Esperanza y General Santander y personal
administrativos han realizado
solicitud a la rectoría el mantenimiento a
computadores e impresoras,
porque requieren garantizar el buen funcionamiento y
desarrollo de sus actividades para lo cual demanda de los equipos de computo
como herramienta de trabajo que le permite la sistematización de la
información, elaboración de documentos e informes, registro de operaciones
presupuestales, contables y financieras, digitalización de datos y archivos,
comunicación vía Internet, manejo y
consulta de la página WEB y la impresión de informes y documentos, además la
realización práctica de los estudiantes en la especialidad de sistemas, aulas
intereractivas y taller de Dibujo Técnico,
además es obligación de la
entidad propender por el buen estado y mantenimiento adecuado de los bienes
muebles y equipos. |
| En concordancia con lo anterior el presente estudio de necesidad
se basa en la obligación de la Institución Educativa de proveer un soporte
técnico y tecnológico adecuado y oportuno en el manejo del hardware y el
software que incluye el mantenimiento preventivo y correctivo e los equipos
de cómputo e impresoras, con objeto de mantener en condiciones óptimas de
funcionamiento estos equipos. |
| Para
subsanar las necesidades anteriores, la planeación institucional proyectada
para este año, comtempla la contratación del servicio de Mantenimiento de
equipos, en el Plan Anual de Adquisiciones, aprobado por el Consejo
Directivo. |
| 2. OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO. |
| OBJETO
del contrato: La Institución Educativa requiere
contratar: Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo físico y lógico
a los equipos de cómputo e impresoras y fotocopiadora, en la sede Principal, Pombo Primaria,
Jardín Cofavi, La Esperanza y General Santander, con recursos gratuidad, para lo cual se
requiere que se realicen las siguientes actividades: |
| CLASIFICACION UNSPSC: |
73152108 Servicio de
mantenimiento y reparación de equipos eléctricos, 81111812 Servicio de
mantenimiento o soporte del hardware del computador. |
| ITEM |
CANT |
UND |
DETALLE |
| |
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|
SEDE PRINCIPAL |
| 01 |
37 |
Und |
Mantenimiento
preventivo a computadores de
escritorio (1 orientación, 1 Coord Adelmira, 1 Coord Carlos Salcedo, 1 Coord
Elberto, 1 Rectoria, 1 Albeiro, 2 Artes y Oficios, 1 ofic. Secretaria
Académica, 1 ofic. Pagaduría, 22 a
sala sistemas 1, 5 del Taller de Dibujo Técnico). |
| 02 |
179 |
Und |
Mantenimiento
preventivo físico y lógico a computadores portátiles (1 Coord Académico, 1 oficina Artes y Oficios, 1 rectoria, 1
Sec. Académica, 1 Pagaduría, 1
Albeiro, 20 biblioteca, 20 lab. matemáticas,
14 aula interactiva #1, 23 Aula
interactiva #2, 31 aula interactiva
#3, 65 sala sistemas #2). |
| 03 |
13 |
Und |
Mantenimiento general
a impresoras (limpieza interna y externa), en las siguientes oficinas: 1
oficina Artes y Oficios, 2 ofic. Sec. Académica, 2 ofic. Pagaduría, 1
orientación, 1 coord. Académico, 1
coord. Talleres, 1 Sistemas #1, 1 aula interactiva 1, 1 aula interactiva 2, 2
rectoria). |
| 04 |
50 |
Und |
Mantenimiento
correctivo de tables (formateo, reparticionamiento, instalación de windows 8
y adecuación de programas. |
| |
|
|
SEDE POMBO PRIMARIA |
| 05 |
60 |
Und |
Mantenimiento
preventivo físico y lógico a computadores portátiles. |
| 06 |
1 |
Und |
Mantenimiento
general a la fotocopiadora marca toshiba modelo FC-2500. |
| |
|
|
SEDE JARDIN COFAVI |
| 07 |
6 |
Und |
Mantenimiento
correctivo físico, lógico y
reparación de computadores portátiles. |
| 08 |
4 |
Und |
Mantenimiento
correctivo físico, lógico y reparación
a computadores de escritorio. |
| |
|
|
LA ESPERANZA |
| 09 |
8 |
Und |
Mantenimiento
correctivo físico, lógico y reparación
a computadores de escritorio. |
| 10 |
1 |
Und |
Mantenimiento
general (limpieza interna y externa) y reparación a impresora. |
| |
|
|
SEDE GENERAL
SANTANDER |
| 11 |
12 |
Und |
Mantenimiento
correctivo físico, lógico y reparación
a computadores de escritorio. |
| 12 |
10 |
Und |
Mantenimiento
preventivo físico y lógico a computadores portátiles. |
| El mantenimiento
preventivo lógico (software) se compone de
algunos pasos: 1.- Eliminación de archivos temporales del ordenador. 2.-
Desinstalar programas que no se usan. 3.- Analizar el disco duro en busca de
virus y archivos maliciosos. 4.- Buscar errores en el disco y en las tablas
de archivos mediante desfranmentación de disco. 5.- Mirar archivos residentes
en memoria y eliminar los que no sean necesarios en el arranque de Windows,
para agilizar su inicio. 6.-Actualización de programas, antivirus y sistema
operativo. Estos mas o menos son los
pasos para un mantenimiento básico y aceptable de un PC. El mantenimiento correctivo lógico (Software) se compone de algunos pasos, como: 1. Formateo general del
disco duro. 2- instalación de windows que corresponde a la licencia de cada
equipo, 3-instalación de programas de ofimática, antivirus, exploradores de
internet y demás programas que permiten el buen uso del equipo. El mantenimiento
físico (Hardaware), incluye lo siguiente: 1- Limpiar las
unidades de lectura óptica de forma interna como externa. 2- Limpiar y
calibrar los monitores con soluciones apropiadas. 3- Eliminar el polvo de los
componentes internos (soplar). 4- limpiar y ajustar el teclado y el mouse con
soluciones apropiadas. 5- Limpiar y ajustar la caja del equipo por dentro y
por fuera con soluciones apropiadas. 6- verificar y limpiar la tarjeta
motherboard, limpieza de tarjetas con limpia contactos. 7- limpiar, ajustar y
lubricar los ventiladores. 8- limpiar y ajustar la fuente de potencia. 9-
Lubricación de las partes mecánicas. 9- Verificar y asegurar las conexiones
de red del computador. 10-verificación, ajuste, lubricación y limpieza
interna y externa de las impresoras y fotocopiadora. |
| Se realizará un
contrato de Mantenimiento de equipos con cláusulas esenciales. El plazo de
ejecución del contrato será de _17_ días calendario contados a partir de la firma del acta de inicio y del
cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y
legalización; circunstancias estas que se entienden cumplidas con la
suscripción del contrato y la expedición del registro presupuestal. |
| La forma de pago
será contra entrega del recibido a
satisfacción de las labores contratadas, previa presentación de factura ó
documento equivalente, certificación de cumplimiento de recibo de
satisfacción, suscripción del acta de liquidación final y copia del último
pago de seguridad social de salud y pensión. |
| 3. VALOR ESTIMADO
DEL CONTRATO Y JUSTIFICACION |
| Para la estimación
del contrato, la Institución Educativa realizó los siguientes análisis: |
| ESTUDIO DEL
SECTOR: La estructura económica de Saravena, esta
constituida en orden de mayor a menor relevancia númerica y de creación de
riqueza, así: SECTOR PRIMARIO -Actividades de
Agricultura, Ganadería, Minería, Forestaría (extracción minera, explotaciones
pecuarias y de especies menores, explotaciones agrícolas) desarrollándose en
zona rural. SECTOR SECUNDARIO- Industria y transformación (Fábrica de materiales para la
construcción, Procesamiento de madera) desarrollándose en el casco urbano. |
| SECTOR
TERCIARIO- Comercio y Servicios (Comercialización de
productos agropecuarios, Comercialización de alimentos elaborados y productos
para el hogar y oficinas, Comercialización de materiales de construcción y
herramientas, Comercio de servicio (como Servicios sociales, de salud,
públicos, reparación y mantenimiento de vehículos, electrodomésticos y
maquinaria, servicios de construcción, servicios eléctricos, Servicios de
talleres generales, servicios a domicilio, servicios de alquiler),
satisfaciendo las necesidades básicas y complementarias, con calidad y
cumplimiento; además tambien hay gran
comercio informal (vendedores ambulantes), desarrollándose en el casco
urbano. El sector que genera el mayor grado de ocupación es el TERCIARIO,
derivado del alto número y variedad de
establecimientos comerciales y comerciantes informales del municipio
que atienden las necesidades de la población. |
| ANALISIS DE LA
OFERTA: Gracias a la dinámica de crecimiento urbanístico
y demográfico de la zona urbana y rural en Saravena-Arauca, se evidencia un
comercio fuerte en los tres sectores de la economía, por lo tanto existe un número significativo
de posibles oferentes y además también se cuenta con distribuidores de las
ciudades cercanas como Bucaramanga, Cúcuta, Bogotá , Villavicencio y yopal. |
| ANALISIS DE LA
DEMANDA: La demanda en el municipio de Saravena es
significativa, teniendo en cuenta que existen demanda de productos generada
en el mercado sarareño, el cual posee una alta dinámica comercial y se cuenta
con variedad de entidades oficiales, empresas privadas, microempresas y
personas naturales que necesitan proveersen de los bienes y servicios que
producen y ofertan. Se puede decir que
la oferta responde a la demanda y existe una alta competencia. |
ESTIMACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO: Teniendo
en cuenta lo anterior, para la estimación del valor del contrato, se recurrió
al estudio del mercado analizando los precios a través de cotizaciones a los
proveedores que prestan este tipo de mantenimiento, teniendo en cuenta las
características requeridas.
|
| De este modo, se calcula que el valor estimado del contrato será
de QUINCE MILLONES CUATROCIENTOS
NOVENTA Y CINCO MIL PESOS M/CTE ($15.495,000.00) saldo que se encuentra
disponible en el presupuesto a través del rubro MANTENIMIENTO-REC-gratuidad, según Certificado de
Disponibilidad Presupuestal No. 0038 por $15.495.000, distribuidos así: Sede
Principal por $10.395.000, Sede Pombo
Primaria por $3.300.000, Sede Jardín Cofavi por $460.000, Sede La Esperanza
por $460.000,Sede General Santander por $880.000. |
| 4. MODALIDAD DE
SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y JUSTIFICACION |
| El presente
proceso de selección se realizará a través de la modalidad de contratación
inferior a 20 SMMLV por invitación pública, teniendo en cuenta lo establecido
en el numeral 3.2.3 del Manual de Contratación expedido por el Consejo
Directivo y de conformidad con el artículo 13 de la Ley 715 del 21 de
diciembre de 2001. |
| 5. CRITERIOS PARA
SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE: |
| Los factores de
selección que serán tenidos en cuenta en el momento de efectuar la selección
de propuesta son: |
| 1. El menor precio presentado, siempre que los
mismos se encuentren dentro de los de mercado. |
| 2. Que cumpla las condiciones técnicas
exigidas |
| 3. Que los servicios ofrecidos satisfagan las
necesidades de la instituciòn. |
| 6. ANALISIS DEL
RIESGO, FORMA DE MITIGARLOS Y GARANTIAS: |
| Teniendo en cuenta la modalidad de selección, la naturaleza del
tipo de contrato a suscribir y que el pago se realizará contraentrega del
recibido a satisfacción del servicio,
se llega a la conclución que los riesgos del proceso son moderados y
en ningún caso la Institución Educativa se perjudicará por la ocurrencia de
alguno, por lo tanto, atendiendo los lineamientos del Manual de contratación
de la Institución Educativa, no se requiere la adquisición de póliza. Es esclusivo del contratista el hecho de
preveer ciertos riesgos tales como los constitutivos del caso fortuito o de
fuerza mayor. |
| Saravena,
Agosto 17 de 2018 |
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|
| CIELO
CARDONA TANGARIFE |
| Rectora |
|
|
| (Original
firmado) |
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